Die sogenannte Zuwendungsbestätigung, ebenfalls bekannt als „Spendenquittung“, kann jetzt auch elektronisch direkt ans Finanzamt übermittelt werden. Den Transfer übernimmt die Organisation, die die Spende erhalten hat. In den vergangenen Jahren profitierten gemeinnützige Organisationen zudem von einigen Erleichterungen bei der Erstellung, Versendung und Aufbewahrung der Zuwendungsbestätigungen. Welche Vorteile und Änderungen dies sind und was Spender und gemeinnützige Organisationen nun insbesondere bei der elektronischen Zuwendungsbestätigung (eZB) beachten müssen, zeigen wir in diesem Artikel.
Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Spende und Zuwendung?
Zuwendungen sind Spenden und Mitgliedsbeiträge an z. B. Vereine, Stiftungen oder gGmbHs, die gemäß §§ 52 ff. Abgabenordnung als gemeinnützig anerkannt sind. Bei den Spenden gibt es noch die Besonderheit der Geldspende als Zuwendung in den Vermögensstock einer Stiftung (auch „Zustiftung“ genannt). Im Folgenden schauen wir uns die Besonderheiten bei den Geldspenden an.
Status quo
Generell können Zuwendungen in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Ab dem 01.01.2013 reichte bei Beträgen unter 200 Euro eine sogenannte einfache Zuwendungsbestätigung
aus. Das heißt, der Zuwendungsgeber (Spender) konnte zur Berücksichtigung in der Einkommensteuererklärung z. B. einen Kontoauszug vorlegen. Das sparte der gemeinnützigen Organisation sowohl Papier wie auch Druck und Portokosten. Bei Zuwendungen über 200 Euro
blieb es aber bei der Übersendung des amtlichen Vordrucks für Zuwendungsbestätigungen: Das Ganze wurde ausgedruckt, unterschrieben und auf dem Postweg versendet.
Attraktive Erleichterung für Spender
Seit 2017 gibt es für Zuwendungsgeber eine attraktive Erleichterung. Diese besteht in der Änderung von der Belegvorlage in die Belegvorhaltepflicht. Die Zuwendungsbestätigungen müssen nur auf Nachfrage des zuständigen Finanzamts vorgelegt werden. Die Einreichung mit der Einkommensteuererklärung ist nicht mehr notwendig. Hat der Spender die Zuwendungsbestätigung als Datei per EMail bekommen, dann ist die Datei ab Ablauf des Jahres des Erhalts des Steuerbescheids für 1 Jahr aufzubewahren. Für die gemeinnützige Organisation gilt dies nur noch für 7 statt 10 Jahre.
Praxis-Tipp für Spender
Fragen Sie die Organisation, an die Sie spenden wollen, ob dort schon die eZB verwendet wird. Wenn ja: Geben Sie Ihre SteuerIdentifikationsnummer im Verwendungszweck Ihrer Spende bei Spendenüberweisungen mit an.
Das müssen Organisationen bei elektronischen Zuwendungsbestätigungen (eZB) wissen
Gemeinnützige Organisationen müssen beim elektronischen Versand der Zuwendungsbestätigung an die Spender beachten, dass es sich um schreibgeschützte Dateien (z. B. PDFDokumente) handelt. Ein einfaches WordDokument reicht dafür nicht aus, da es nicht schreibgeschützt ist.
Schickt eine gemeinnützige Organisation die Zuwendungsdaten direkt elektronisch an das für sie zuständige Finanzamt, dann spricht man von einer „echten“ elektronischen Zuwendungsbestätigung (eZB). Hier gelten die gleichen Voraussetzungen wie beim Versand per EMail. Zusätzlich muss die SteuerIdentifikationsnummer (SteuerID) des Zuwendungsgebers bekannt sein. Den Versand der Daten führt die gemeinnützige Organisation z. B. per ELSTER durch. Die Frist zur Datenübermittlung gilt bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres.
Die Finanzämter der gemeinnützigen Organisation und des Zuwendungsgebers stimmen sich bei einer Zuwendung miteinander ab. Dieser Weg ist eigentlich schon seit 2009 gesetzlich in § 50 der EinkommensteuerDurchführungsverordnung (EStDV) verankert. Doch erst seit 2017 verfügen die Finanzämter über die technischen Möglichkeiten, die eZB zu empfangen und zu verarbeiten. Hier wird der korrekte Umgang mit sensiblen Daten noch wichtiger. Denn wie bereits erwähnt, werden persönliche Daten des Spenders, wie die SteuerID, übermittelt.
Wie realistisch ist es, dass auch ein kleiner Förderverein die eZB nutzt?
Der größte Aufwand steckt in der Stammdatenpflege: Es müssen für
die Übermittlung auf digitalem Weg einige Voraussetzungen erfüllt sein. Der Verein muss zum einen die EMailAdresse der Zuwendungsgeber abspeichern und nutzen dürfen. Zum anderen muss der Verein für die eZB die SteuerID der Zuwendungsgeber kennen. Rein technisch sind beide Wege auch für kleinere Organisationen realisierbar. Denn ohnehin erfolgt ein Großteil der Kommunikation per EMail. Zudem läuft die Übermittlung der für die eZB nötigen Daten über ELSTER und darum ist auch keine Zusatzsoftware erforderlich. Die größere Herausforderung liegt somit im Verwaltungsaufwand bei der Beschaffung der Daten und im Datenschutz gemäß DatenschutzGrundverordnung (DSGVO).
Praxis-Tipp für gemeinnützige Organisationen
Achten Sie stets darauf, dass Sie je nach Spendenart den korrekten amtlichen Vordruck des BMF als Muster verwenden. Es gibt für Geld und Sachzuwendungen unterschiedliche Vordrucke.
Fazit
Auch bei der eZB gilt als Fazit: Als Zuwendungsgeber freuen wir uns zwar über Post, aber mehr noch über gespartes Porto und Papier. Dann läuft die Zuwendung nämlich nicht in den Verwaltungsaufwand, sondern in die Förderung der gemeinnützigen Zwecke. Die gemeinnützigen Organisationen können natürlich auch weiterhin ihrem Zuwendungsgeber die Zuwendungsbestätigung ausgedruckt und unterschrieben per EMail zusenden. Zusammen mit einem weiteren Schreiben wie einer persönlichen Danksagung oder Informationen über die Verwendung der Spende kann dieser Weg gleichzeitig auch als Kontaktpflege und Fundraisinginstrument genutzt werden.
Dr. Isabella Löw ist Rechtsanwältin und Unternehmensberaterin. Ihre Tätigkeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen Stiftungsrecht, Vereinsrecht, Gesellschaftsrecht und Steuerrecht. Darüber hinaus ist Frau Dr. Löw in länderübergreifenden SAP® FI/COProjekten aktiv und ist Autorin zahlreicher Fachbeiträge im Wirtschafts, Stiftungs- und Vereinsrecht.
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